2013三個預算化之二 – 時間預算化

2012年末,我看到模擬城市新版的預告片,滑溜的3D效果,還有可以追蹤到個人的場景變化,高中時代可以花一個下午蓋城市的回憶立刻湧現。二話不說,馬上預購了一套。到了今年三月,好不容易等到新版正式上市的那一天,我興衝衝地在我新組好的超級快速Windows 8電腦上安裝完成。果然模擬城市的魅力一點都沒有減退,蓋了一個城市,也花了我一整個晚上的時間。

過了那天晚上,我就再也沒開過這個遊戲了。

我自認為我對於模擬城市的熱情,仍然像我的小朋友看到巧虎時一樣高。但不同的是,在排除掉和小朋友裝瘋賣傻,排除掉無盡的家事任務,排除掉為了怕大腦囤積膽固醇而在公園當人肉旋轉木馬的時間之後,我的空閒時間大概就跟十字路口的綠燈一樣短了。

2005年我剛搬到南部住的時候,有一段不算短的空閒時間。在那時候我為了建置懸吊式檔案系統,因而接觸到David Allen的GTD (Getting Things Done) 的工作方法。這是繼黑川康正工作術之後,對我影響最大的工作哲學了。GTD的工作理念很簡單,就是把事推給別人去做就對了。只要事情能在兩分鐘之內完成的,就順手把它做掉。如果沒有辦法在兩分鐘之內完成的話,就想想這件事能不能叫誰去做。如果找不到替死鬼的話,就把這件事記下來,以後再做吧。

看到這裡,你應該可以想像採用GTD的人,手上總會有一長串的待辦工作清單 (假設你的工作總是推不出去的話)。為了整理這長長的待辦事項,David Allen為每個工作事項定義了一項工作情境 (Context)。為了讓這些工作情境可以在電腦排序中排在前面,每個工作情境都用「@」符號做為開頭。例如:

@Work (上班的時候)
@Home (在家)
@Shopping (在外面逛街的時候)
@Waiting For (某項事情已經交給別人去做了)
@Agenda (要和別人談什麼事先記下來)
Someday/Maybe (放一些「總有一天我一定要…」的事情)

有了這些Context之後,你便可以叫大腦使出忽略大法。當在上班的時候,就只看@Work的工作清單,在家的時候,就只看@Home的工作清單。如果臨時有什麼超過兩分鐘才能完成的事,就先記下來,等到情境轉換的時候才說。

除了Context之外,GTD的待辦事項還有「專案」的概念。你可以把相同專案的工作整理起來,方便掌握屬於某一個專案的所有工作。

除了工作事項的整理外,GTD在文件管理上也提供了許多具體的建議。例如你得先買台標籤機,你得具有充足的資料夾,以便隨時可以為某個文件歸檔。43 Folders的文件整理方式也可以讓你不會忘記某天該做某些事,只是我沒那麼大的空間放這麼多資料夾就是了。

對GTD有興趣的話,可以參考這篇15分鐘學習GTD的網站。

使用GTD最大的好處,就是有一堆的軟體或雲端服務,都直接提供GTD的支援。我目前就是使用Toodledo來管理我的待辦事項。手機的部份,則是使用Pocket Informant來管理我的工作。Pocket Informant支援GTD所有該有的規範,例如Inbox、Projects、Contexts,以及Next Actions等等。更棒的是,Pocket Informant支援Google Tasks、Toodledo、Evernote,以及iCloud等服務的同步功能。有了Pocket Informant加上Toodledo,以後想忘記事情也很難吧。

不過問題來了。我從2005年就採用GTD了,工作效率是有進步了,但是我並不覺得我的工作產能長期下有什麼提升。

真的要歸咎一個原因,我想應該還是因為懶吧。我原先只把Context區分為@Work、@Home、@Computer、@Shopping等比較制式的幾項。但偏偏工作的時候就是會懶得看@Work有哪些待辦事項。在家的時候好不容易把小孩哄睡,看部電影,時間就沒了。以於@Computer嘛,現在有了iPad,哪個時候不都是@Computer嗎?何必再為電腦作業獨立出一項Context呢。

就在今年年初的時候,我接觸了一套iPhone軟體,名字叫做30/30,這套軟體讓我的工作效率有了神奇的轉變。30/30是一種工作方法,它的論點是人的專注力是有限的,你沒有辦法用幾個小時的時間,集中精神在某一項工作上。所以最好的方法就是把時間分成兩個30分鐘的小區段。第一個30分鐘專注在你要完成的工作上,而另外30分鐘,就做些有趣的事情吧。

30/30這套軟體基本上是一個計時器,你可以依據30/30的工作法則,把你的時間做成幾個區段時間所組成的大循環。然後按下計時器,這套軟體就會開始倒數計時。當時間到的時候,它會告訴你現在的時間區段已到到了,你應該馬上放下手邊的工作,立刻進行下一個時間區段的工作。

這種工作方法看起來很簡單,但是神奇的是,它真的很有效。

今年年初的時候,我在計劃這一年到底要做些什麼事,終於在經過了半年之後,我終於有了個頭緒。

第一個想到的就是日文了,去年拿到了N5,今年至少也該進級到N4吧。喔,從換了單眼之後,還有大量的照片還沒修片,也該好好整理了。接下來就是App的開發了,每天上班領死薪水,說不定開發個App還有些活路。最後,還是留些時間來寫部落格好了,今年開春的預算化三部曲,到現在都快年底了,竟然還沒有寫完。

就這樣,我訂出今年的工作目標就是:

學日文
修照片
寫程式
寫部落格

30/30工作術的重點,就是專注工作30分鐘,只要時間一到,立即轉換成較有趣的事項。同樣地放鬆30分鐘後,時間一到,立刻上緊發條,馬上認真工作。這種工作方式,讓我想到過去當電腦只有一顆CPU,卻要執行多工作業時,常常當CPU分配的工作時間一到,就得進行Context Switch作業,將現有工作暫停並記錄狀態,然後把下一個工作的暫停記錄還原回來。

還真是巧,多工作業的Context Switch,和GTD的工作情境,剛好用的都是Context這個字眼。那我就把這幾項年度目標換個GTD式的寫法吧:

@學日文
@修照片
@寫程式
@寫部落格
看來我每天晚上有很多事情可以做了。

在有了Context之後,接下來就是將GTD的精神和30/30工作術做個整合了。我大致列舉一下工作清單:

@ 學日文
□ 看半澤直樹第三集
□ 新文化日本語第26課
@ 修照片
□ 火星春遊照片修片 – DSC1024開始
@ 寫程式
□ 24小時學會iPhone程式設計 – 第3章
□ Survey 2013年MacBook AIR
@ 寫部落格
□ 火星之旅遊記

將來只要時間走到新的時間區段,首先要做的是把手上未完成的工作,記錄在Toodledo的待辦事項上。然後再到新時間區段的Context中,看看上次的工作到什麼地方,現在要從哪裡接續。不到兩分鐘的時間,就可以完成Context Switch的工作了。

用這種工作術還有一個好處,就是你可以清楚地知道完成某一項工作,你總共用了多少的時間。像我寫這篇部落格,就花了5次的@寫部落格區段,也就是2個半小時的時間。早用這個方法,這篇文章應該不用拖那麼久吧。希望新年新計劃的第三單元可以在2013年結束前上市。

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